Faire un bilan hebdomadaire pour bien s’organiser

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J’aime beaucoup pratiquer un bilan de ma semaine écoulée. Ce bilan hebdomadaire me permet de prendre le temps de réfléchir à ce qui s’est bien ou mal passé et de bien préparer la semaine qui arrive.

C’est une pratique essentielle pour améliorer notre productivité. Disons qu’elle peut vous aider à sortir du “chaos”.  En prenant de la hauteur, vous gagnez en clarté sur ce que vous avez fait et ce que vous avez à faire. C’est une occasion de vous réaligner sur vos objectifs professionnels et personnels. Et aussi de réfléchir à vos progrès, de célébrer vos victoires et de découvrir ce que vous pouvez améliorer.

Adepte de la méthode ZTD, je vais vous détailler mon système de revue hebdomadaire pour vous en inspirer. Vous trouverez aussi un template en fin d’article pour vous lancer.

Qu’est-ce qu’un bilan hebdomadaire ?

C’est un moment que vous vous accordez chaque semaine pour regarder le travail que vous avez fait. Vous le faites seul, comme si vous passiez un entretien avec vous et vous passez en revue vos projets. Voir ce qui s’est bien ou mal passé pour pouvoir corriger vos actions dans les semaines qui suivent.
C’est un bon moyen de prendre du recul et de regarder votre travail et votre vie personnelle avec un œil critique. Comme si vous étiez spectateur ou manager de votre vie.

Globalement, cet examen hebdomadaire doit répondre à  trois questions :
Qu’est-ce qui s’est bien passé cette semaine ?
Qu’est-ce qui ne s’est pas bien passé ou que j’aurais pu mieux faire ?
Sur quoi dois-je me concentrer la semaine prochaine ?

Cela vous aidera à organiser vos tâches et à vous focaliser sur le plus important et ne plus vous sentir dépassé. Vous êtes aux commandes et vous pouvez décider de ce qui mérite votre attention et de ce qui ne le mérite pas. En examinant votre travail chaque semaine avec la revue hebdomadaire, vous cessez de vivre en mode réactif et créez de manière proactive votre vie.

« Donnez-moi six heures pour abattre un arbre et je passerai les quatre premières à aiguiser la hache ».

ABRAHAM LINCOLN

Une revue hebdomadaire prend moins d’une heure et peut multiplier par dix votre productivité.

Quand devriez-vous faire votre bilan hebdomadaire ?

Mon cas est un un peu particulier, car je fais mon bilan en deux temps. La première est tous les vendredis après-midi juste avant de finir mon travail. Et la deuxième le dimanche soir avant de manger.
Le vendredi après-midi me permet de bien clôturer ma semaine de travail pour passer un bon week-end.  
Puis le dimanche, je revois mon week-end et je prépare ma semaine d’après. C’est les moments qui me conviennent le mieux pour réfléchir sur ce qui s’est passé et préparer la semaine qui arrive.

Mais ce qui fonctionne pour moi ne fonctionnera peut-être pas pour vous. Je vous conseille quand même de choisir un créneau le vendredi, le samedi ou le dimanche.

  • Le vendredi est un bon moment, car vous avez encore à l’esprit tous les projets en cours de la semaine. Comme nous avons tendance à être moins productifs à l’approche du week-end, c’est un bon moment pour prendre du temps pour soi et regarder en arrière. Une fois terminée, vous avez l’esprit tranquille pour votre week-end.
  • Le samedi vous disposez d’un peu plus de temps et de calme. Par exemple, le matin avec votre café.
  • Le dimanche soir permet de bien préparer la semaine qui arrive de façon sereine. Vous pensez déjà à la semaine qui arrive et vous pouvez définir les tâches importantes qui vont figurer dans votre todo-list.

Le plus important est de décider d’un jour et d’une heure et de s’y tenir pour aider à créer une habitude. C’est comme une sorte de rituel. Moi je me note ce moment dans l’agenda le vendredi et le dimanche.

bureau désorganisé

Utiliser la méthode ZTD pour faire votre bilan hebdomadaire en moins d’une heure

Comme nous l’avons vu dans la méthode Zen to Done, vous pouvez découper votre bilan en plusieurs phases.

Collectez et nettoyez

La première étape est de faire le tour de votre bureau. Vous devez ranger les dossiers physiques et numériques et récupérer les quelques notes qui traînent à droite et à gauche. Puis faites un nettoyage de vos boîtes mail pour arriver à l’inbox zéro.
Tous ces documents et mails doivent être traités, archivés, supprimés ou ajoutés dans la boîte de collecte d’actions.
Faites un tour sur votre todo-list, de vos projets en cours et votre calendrier pour voir les dernières obligations de la semaine. Si rien n’est urgent, rapportez-les dans votre boîte de collecte pour le traitement.
Je note tous les actions et documents à traiter  sur Evernote dans mon carnet de notes “Inbox” pour avoir tout à un seul endroit. Cela me prend une dizaine de minutes.

Réflexions

C’est le moment de regarder en arrière et de faire le bilan de votre semaine. L’objectif est de noter vos victoires et ce que vous auriez pu faire de mieux.
J’ai un template sur Evernote qui me permet d’avoir une trame, mais vous pouvez utiliser l’application que vous voulez : Notion, Evernote, Google Doc ou même sur une feuille de papier.

Quelques idées de questions que vous pouvez vous poser :

  • Comment je me suis senti cette semaine ?
  • Qu’est-ce qui m’a donné le plus de sens ? (Rappel des faits de la semaine)
  • Qu’est-ce que j’ai réalisé cette semaine ? Les réussites ?
  • Où ai-je passé mon temps ?
  • Comment ce qui s’est réellement passé par rapport à ce que j’avais prévu ? (Regarder votre préparation de la semaine ce que vous aviez projeté)
  • Mes projets et mes objectifs ont-ils progressé ?
  • Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ?
  • Quels ont été les obstacles ?
  • Quelque chose m’a-t-il empêché d’atteindre mes objectifs cette semaine ?
  • Où me suis-je retenu ?
  • Comment ai-je perdu mon temps ? Ou est-ce que j’ai dit non ?
  • Quel a été mon « extramile » ?

Notez tout ce qui vous vient à l’esprit.

Faire ses objectifs

Axes d’améliorations

Une partie que je trouve très importante dans ce bilan pour pouvoir s’améliorer semaine après semaine. C’est de chercher à comprendre les axes d’améliorations à avoir.
Posez-vous les questions de ce qui n’a pas fonctionné et pourquoi. Puis trouver une solution à essayer la semaine suivante.
Cela permettra de minimiser vos erreurs à l’avenir et de vous donner des insights pour vous améliorer.

  • Ai-je effectué toutes les tâches ? Si non pourquoi ? Ai-je procrastiné ?
  • Qu’est-ce que j’ai appris comme leçons ?
  • Que puis-je supprimer pour simplifier mon travail ?
  • Qu’est-ce que je voudrais changer dans ma façon de travailler ?
  • Qu’est-ce qui s’est bien passé la semaine dernière et que pourrais-je faire pour en tirer parti ?
  • Parmi les obstacles que j’ai rencontrés, comment faire pour que cela ne se reproduise pas ?

Répondre à ces questions va vous aider à planifier la semaine à venir. Prenez quelques actions à mener et intégrez-les dans votre semaine.

Faire son Plan

Enfin, la dernière étape de l’examen hebdomadaire consiste à planifier la semaine suivante. Personnellement, je fais cette partie le dimanche soir avant de manger, car j’ai déjà en tête mon lundi. Et ça me permet de prendre du recul sur ce que j’ai écrit le vendredi après-midi.

Pour trouver vos tâches les plus importantes, posez-vous la question suivante :

  • Que puis-je faire la semaine prochaine qui me permettra d’atteindre mes objectifs à long terme ?
  • Qu’est-ce que je dois garder, améliorer, commencer ou arrêter de faire par rapport à la semaine dernière ?
  • Quels sont les deadlines et évènements ? Qu’y a-t-il dans l’agenda ?
  • Quels livre et personne peuvent m’aider à atteindre mon prochain objectif perso/pro ?
  • Quel est le plus grand défi de la semaine à venir ?
  • Quelles sont les échéances à venir ?
  • Y a-t-il de nouveaux projets sur lesquels je peux commencer à travailler ?
  • Comment je peux délivrer plus cette semaine ? Comment compresser le temps ? Automatiser ?
  • Avec qui vais-je déjeuner ou prendre un verre pour découvrir la personne ? •Est-ce qu’il y a des meetups ou évènements intéressants ? 
  • Quels sont les indicateurs à vérifier sur mes objectifs ? 

Une fois que vous avez des réponses, classez vos tâches. 

  • Inscrivez sur votre calendrier les tâches les plus importantes par ordre d’importance.
  • Si possible, essayez de programmer votre tâche la plus importante pour lundi matin.
  • Pour les tâches moins importantes, mais pour lesquelles il y a une date limite, inscrivez-les sur votre calendrier avant la date limite.
  • Contacter la personne si vous voulez déjeuner avec elle. 

J’essaie de ne me programmer que 3 ou 4 tâches par jour, parfois moins. Cela me permet de me concentrer que sur l’essentiel et de me forcer à pratiquer la loi de Pareto
Quand j’ai fini, j’écris dans mon journal tout ce qui me vient par la tête. Comme un dialogue intérieur, je détaille mes interrogations, mes doutes, mes envies. Parfois, cela rajoute quelques tâches supplémentaires. 🙂  

Ce bilan hebdomadaire est un véritable moyen de combattre l’anxiété du “trop de choses à faire” et ne pas savoir par où commencer. Cette organisation permet d’y voir plus clair sur ces semaines de travail ou sur l’avancement des objectifs et de se donner une direction à suivre. 

Pour vous inspirer et vous aider à vous lancer, voici les templates que j’utilise : 
Template pour Evernote
Template pour Google drive

N’hésitez pas à rajouter vos propres questions ou l’adapter à votre manière. C’est toujours mieux que cela vous appartienne. 

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